7 sai lầm cần tránh khi đặt phong bì theo yêu cầu

 

Đặt hàngphong bì tùy chỉnhnghe có vẻ đơn giản. Chọn kích thước, chọn giấy, thêm logo của bạn và thế là xong. Nhưng trên thực tế, những sai sót nhỏ có thể khiến bạn mất thời gian, tiền bạc và uy tín nghề nghiệp. Một phong bì được lựa chọn kém có thể làm chậm trễ việc gửi thư của bạn, làm người nhận thất vọng hoặc thậm chí làm hỏng hình ảnh thương hiệu của bạn. Hướng dẫn này hướng dẫn bạn bảy lỗi phổ biến nhất mà người mua mắc phải khi đặt hàng phong bì tùy chỉnh-và cách tránh từng lỗi đó.

 

 

 

 

Sai lầm số 1: Chọn sai trọng lượng giấy

Trọng lượng giấy được đo bằng gam trên mét vuông (gsm) hoặc pound (lb). Nhiều người mua chọn giấy quá mỏng hoặc nặng không cần thiết.

Vấn đề với giấy quá mỏng:Giấy mỏng có thể được nhìn xuyên qua-. Nếu bạn gửi thư có văn bản ở cả hai mặt, người nhận có thể nhìn thấy mặt sau xuyên suốt mặt trước. Điều này có vẻ không chuyên nghiệp và có thể làm cho nội dung khó đọc. Giấy mỏng cũng dễ bị rách khi gửi thư, đặc biệt là trong các máy phân loại tự động.

Vấn đề với giấy quá nặng:Giấy nặng có cảm giác cao cấp nhưng tốn nhiều tiền hơn để mua và gửi nhiều tiền hơn. Giá cước bưu chính được dựa trên trọng lượng. Một phong bì nặng có thể đẩy bạn vào khung cước phí cao hơn, làm tăng đáng kể chi phí gửi thư của bạn cho các chiến dịch lớn. Giấy nặng cũng có thể bị kẹt trong máy in văn phòng tiêu chuẩn nếu bạn định in địa chỉ trực tiếp lên phong bì.

Làm thế nào để tránh sai lầm này:

• Đối với thư từ kinh doanh tiêu chuẩn (hóa đơn, báo cáo, séc), 80–90 gsm là đủ.
• Đối với những bức thư chuyên nghiệp và người gửi thư tiếp thị, 100–120 gsm mang lại sự cân bằng tốt giữa cảm giác và chi phí.
• Đối với thiệp mời, thiệp chúc mừng hoặc thư cao cấp, 120–150 gsm cho cảm giác đủ dùng mà không quá mức.

Luôn kiểm tra loại giấy bạn đã chọn bằng phương pháp in trước khi đặt hàng số lượng lớn.

 

 

Sai lầm số 2: Bỏ qua tiêu chuẩn kích thước phong bì

Kích thước phong bì không phải là ngẫu nhiên. Chúng tuân theo các tiêu chuẩn ngành phù hợp với các khổ giấy và thiết bị gửi thư phổ biến. Khi chọn kích thước không{2}}chuẩn, bạn sẽ gây ra vấn đề cho chính mình và người nhận.

Vấn đề với kích thước không{0}}chuẩn:Phong bì không-chuẩn chuẩn có thể không được nạp đúng cách thông qua-máy phân loại bưu chính tốc độ cao. Điều này có thể làm chậm trễ việc giao hàng hoặc thậm chí làm hỏng phong bì. Chúng có thể không vừa với máy in văn phòng tiêu chuẩn, buộc bạn phải-ghi địa chỉ tận tay từng phong bì. Chúng cũng thường có giá cao hơn vì nhà cung cấp phải-cắt và đóng khuôn phong bì theo yêu cầu.

Vấn đề với phong bì cửa sổ:Phong bì cửa sổ có các vị trí cửa sổ tiêu chuẩn thẳng hàng với các nếp gấp chữ cái thông thường (thường là nếp gấp ba hoặc nếp gấp #10). Nếu bạn chọn vị trí cửa sổ hoặc kích thước không-chuẩn chuẩn thì địa chỉ có thể không hiển thị chính xác. Kết quả trông cẩu thả và có thể gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng nếu nhân viên bưu điện không đọc được địa chỉ.

Làm thế nào để tránh sai lầm này:
Hãy sử dụng kích thước tiêu chuẩn trừ khi bạn có lý do cụ thể để không làm vậy. Dưới đây là các kích thước phong bì phổ biến nhất và cách sử dụng điển hình của chúng:

 

Kích cỡ	Kích thước	Tốt nhất cho
#10	4.125" x 9.5"	Thư kinh doanh, hóa đơn, séc
A2	4.375" x 5.75"	Thiệp chúc mừng nhỏ, thiệp RSVP
A6	4.75" x 6.5"	Bưu thiếp, thiệp mời, ảnh
A7	5.25"x7.25"	Thiệp chúc mừng, thiệp mời
6" x 9"	6"x9"	Catalogue, tờ rơi, sách nhỏ
9" x 12"	9"x12"	Tài liệu không cần gấp

Nếu sản phẩm của bạn phù hợp với kích thước tiêu chuẩn, hãy sử dụng nó. Nếu bạn thực sự cần kích thước tùy chỉnh, hãy xác nhận rằng máy in, dịch vụ gửi thư và dịch vụ bưu chính của bạn có thể xử lý được kích thước đó.

Sai lầm #3: Bỏ qua kiểu nắp và cách đóng nắp

Cách niêm phong phong bì của bạn quan trọng hơn bạn nghĩ. Các loại kết thúc khác nhau hoạt động cho các mục đích khác nhau và việc chọn sai loại có thể khiến người nhận của bạn thất vọng hoặc thất bại không đúng lúc.

Tự{0}}tự dính (bóc-và-bịt kín):Những phong bì này có một dải keo được bao phủ bởi một lớp giấy hoặc lớp lót silicon có thể tháo rời. Bạn bóc lớp lót ra và ấn nắp đóng lại. Chúng thuận tiện và nhanh chóng, khiến chúng trở nên phổ biến khi gửi thư với số lượng lớn-. Tuy nhiên, chất kết dính có thể bị thoái hóa theo thời gian, đặc biệt là trong điều kiện nóng hoặc ẩm. Sau một năm lưu trữ, con dấu có thể bị hỏng.

Độ ẩm-được kích hoạt (bịt kín nước):Những phong bì cổ điển này yêu cầu bạn làm ẩm chất kết dính (thường bằng miếng bọt biển hoặc lưỡi) trước khi niêm phong. Chúng an toàn hơn loại tự{1}}tự dính và không bị xuống cấp theo thời gian. Tuy nhiên, chúng đóng chậm hơn, khiến chúng không thể gửi được-số lượng lớn thư.

Khóa phong bì:Chúng có một chiếc kẹp bằng kim loại hoặc giấy nhét vào một khe trên thân phong bì. Chúng có thể tái sử dụng nhưng không an toàn khi gửi thư vì móc cài có thể bị bung ra trong thiết bị bưu chính. Sử dụng chúng để sử dụng trong văn phòng nội bộ, không phải để gửi thư từ.

Trống (không có chất kết dính):Một số phong bì không có chất kết dính nào cả. Chúng được dán kín bằng băng keo hoặc sử dụng miếng dán niêm phong riêng biệt. Chúng không phổ biến để sử dụng trong kinh doanh.

Làm thế nào để tránh sai lầm này:

• Đối với các chiến dịch gửi thư trực tiếp có-số lượng lớn (hàng trăm hoặc hàng nghìn mẩu), hãy chọn-tự dính. Tiết kiệm thời gian là xứng đáng.
• Đối với các tài liệu quan trọng, thư pháp lý hoặc các mặt hàng có thể được lưu trữ trong nhiều năm, hãy chọn kích hoạt độ ẩm. Con dấu đáng tin cậy hơn.
• Đối với thiệp mời hoặc thư cao cấp, độ ẩm-được kích hoạt sẽ mang lại cảm giác-chất lượng cao, truyền thống.
• Không bao giờ sử dụng phong bì có khóa cho thư thật. Chúng chỉ dành cho việc nộp đơn nội bộ.
• Nếu bạn chọn loại tự dính, hãy bảo quản phong bì ở nơi khô ráo, thoáng mát và sử dụng chúng trong vòng 12 tháng.

 

 

Sai lầm số 4: Quên phương pháp in

Cách bạn in trên phong bì ảnh hưởng đến cả chi phí và chất lượng. Nhiều người mua chọn phương pháp in mà không hiểu nó tương tác như thế nào với bề mặt phong bì.

In kỹ thuật số:Máy in kỹ thuật số bôi mực hoặc mực trực tiếp lên phong bì. Chúng lý tưởng cho các đơn hàng nhỏ (100–1.000 phong bì), dữ liệu thay đổi (địa chỉ hoặc tên khác nhau trên mỗi phong bì) và thời gian quay vòng nhanh. Tuy nhiên, mực kỹ thuật số có thể bị nứt nếu phong bì bị gấp hoặc bị nhàu. Không phải tất cả các máy in kỹ thuật số đều có thể xử lý giấy dày hoặc có họa tiết.

In offset:Offset sử dụng tấm để chuyển mực. Nó mang lại chất lượng cao nhất và màu sắc nhất quán nhất. Phương pháp này có hiệu quả về mặt chi phí-đối với các đơn đặt hàng từ trung bình đến lớn (1.000–10.000 phong bì). Tuy nhiên, chi phí thiết lập cao hơn và thời gian hoàn thành chậm hơn. Offset hoạt động tốt trên hầu hết các loại giấy.

In Flexo:Flexo sử dụng các tấm linh hoạt và mực khô nhanh. Đây là lựa chọn tốt nhất cho các đơn đặt hàng rất lớn (10,000+ phong bì) và thường được sử dụng cho các phong bì-được sản xuất hàng loạt có cùng một thiết kế lặp lại. Chi phí thiết lập cao nhưng chi phí trên mỗi-đơn vị lại rất thấp trên quy mô lớn.

Làm thế nào để tránh sai lầm này:

• Dưới 1.000 phong bì: Sử dụng in kỹ thuật số. Chi phí thiết lập thấp hơn và thời gian quay vòng nhanh hơn sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền.
• 1.000–10.000 phong bì: In offset mang lại chất lượng tốt hơn và giá cả cạnh tranh.
• Hơn 10.000 phong bì với thiết kế đơn giản, có thể lặp lại: Flexo là lựa chọn tiết kiệm nhất của bạn.
• Luôn hỏi máy in của bạn loại giấy nào hoạt động tốt nhất với phương pháp in của chúng. Không phải tất cả các máy in đều có thể xử lý giấy nặng hoặc có kết cấu.

 

 

Sai lầm #5: Bỏ qua mẫu trước khi sản xuất hoàn chỉnh

Đây là sai lầm đắt giá nhất trong danh sách này. Nhiều người mua tin tưởng vào bằng chứng kỹ thuật số, phê duyệt sản xuất và nhận được hàng nghìn phong bì trông không giống những gì họ mong đợi.

Những bằng chứng kỹ thuật số nào không thể cho bạn thấy:Bản in thử kỹ thuật số hiển thị màu sắc trên màn hình có đèn nền chứ không phải trên giấy thật của bạn. Chúng không thể hiển thị kết cấu, độ dày của giấy hoặc cảm giác cầm trên tay phong bì. Chúng không thể chỉ ra cách-dải tự dính bong ra hoặc cách nắp gập lại. Chúng không thể hiển thị liệu cửa sổ có được định vị chính xác hay không.

Một mẫu vật lý tiết lộ điều gì:Mẫu vật lý cho phép bạn kiểm tra màu giấy dưới ánh sáng thực, cảm nhận kết cấu và trọng lượng, kiểm tra độ kín, gấp nắp và đo vị trí cửa sổ. Bạn cũng có thể kiểm tra xem phong bì đi qua máy in như thế nào và thiết kế in của bạn trông như thế nào trên giấy thực tế.

Làm thế nào để tránh sai lầm này:

• Luôn yêu cầu mẫu thực tế trước khi phê duyệt toàn bộ quá trình sản xuất.
• Nếu nhà cung cấp tính phí mẫu, hãy trả phí. Đó là một cái giá nhỏ để tránh một sai lầm lớn.
• Đặt hàng nhiều mẫu giấy nếu bạn không chắc chắn nên chọn loại nào.
• Kiểm tra mẫu bằng máy in thực tế và quy trình gửi thư thực tế của bạn.
• Giữ lại mẫu đã được phê duyệt để tham khảo khi có đủ đơn hàng về để bạn có thể so sánh.

 

 

Sai lầm #6: Tính sai vị trí cửa sổ (Đối với phong bì cửa sổ)

Phong bì dán trên cửa sổ rất tiện lợi-bạn in địa chỉ trên lá thư bên trong, gấp lại chính xác và địa chỉ hiển thị qua cửa sổ. Nhưng nếu cửa sổ được đặt ở vị trí lệch một chút, địa chỉ có thể bị cắt hoặc ẩn hoàn toàn.

Vị trí cửa sổ tiêu chuẩn:Đối với phong bì số 10 (quy mô doanh nghiệp phổ biến nhất), có các vị trí cửa sổ tiêu chuẩn phù hợp với cách gấp thư công việc thường (gấp ba hoặc gấp #10). Nếu bạn sử dụng kích thước tiêu chuẩn và cửa sổ tiêu chuẩn, bạn sẽ an toàn.

Cửa sổ tùy chỉnh:Nếu bạn yêu cầu kích thước hoặc vị trí cửa sổ tùy chỉnh, bạn phải cung cấp số đo chính xác. Những sai sót nhỏ trong đo lường có thể gây ra vấn đề lớn. Cửa sổ dịch chuyển 1/8 inch có thể cắt phần trên cùng của địa chỉ. Cửa sổ quá hẹp 1/4 inch có thể che khuất một phần thành phố hoặc tiểu bang.

Làm thế nào để tránh sai lầm này:

• Sử dụng các vị trí cửa sổ tiêu chuẩn bất cứ khi nào có thể. Chúng đã được chứng minh là có tác dụng.
• Nếu bạn cần một cửa sổ tùy chỉnh, hãy cung cấp số đo chính xác tính bằng milimét hoặc inch.
• In thử một tờ địa chỉ vào đúng vị trí và gấp lại theo kế hoạch của bạn. Đưa nó vào phong bì mẫu để xác nhận rằng địa chỉ hiển thị đầy đủ.
• Yêu cầu nhà cung cấp của bạn cung cấp mẫu vật lý của phong bì cửa sổ trước khi sản xuất hoàn chỉnh.
• Hãy nhớ rằng các phương pháp gấp khác nhau (gấp ba, gấp một nửa, gấp z{2}}) sẽ đặt địa chỉ ở các vị trí khác nhau. Thiết kế thư và phong bì của bạn cùng nhau.

 

 

Sai lầm số 7: Bỏ qua trải nghiệm mở đầu

Bạn đã thiết kế một chiếc phong bì đẹp, chọn loại giấy hoàn hảo và in logo của mình một cách hoàn hảo. Nhưng điều gì xảy ra khi người nhận mở nó? Quá nhiều người mua quên xem xét trải nghiệm mở niêm phong.

Vấn đề với phong bì khó--mở:Một số phong bì tự dính gần như không thể mở ra nếu không làm rách nắp hoặc làm hỏng nội dung bên trong. Người nhận có thể gặp khó khăn, nản lòng hoặc thậm chí bỏ cuộc. Sự thất vọng đó chuyển sang thương hiệu của bạn-ngay cả khi sản phẩm hoặc thông điệp bên trong của bạn rất xuất sắc.

Cơ hội bị bỏ lỡ của một trải nghiệm khai trương tuyệt vời:Mặt khác, một chiếc phong bì được thiết kế tốt-có thể tạo ra khoảnh khắc vui vẻ. Một nắp đậy kín-sạch sẽ dễ dàng mở ra. Một âm thanh thỏa mãn khi keo nhả ra. Nội thất đẹp phù hợp với ngoại thất.

Làm thế nào để tránh sai lầm này:

• Đối với thư từ kinh doanh hàng ngày (hóa đơn, báo cáo), hãy tập trung vào chức năng đáng tin cậy. Người nhận không tìm kiếm sự thích thú nhưng họ sẽ để ý xem phong bì có khó mở hay không.
• Đối với thiệp mời, thiệp ngày lễ hoặc thư cao cấp, hãy coi trải nghiệm mở đầu như một phần thương hiệu của bạn. Các nắp-kích hoạt độ ẩm thường mở ra sạch sẽ hơn-tự dính.
• Kiểm tra phong bì mẫu của bạn bằng cách thực sự mở chúng. Vạt có bị rách không? Chất kết dính có để lại cặn không? Trải nghiệm mở đầu dễ chịu hay bực bội?
• Đối với phong bì tự dính, hãy hỏi nhà cung cấp của bạn về loại chất kết dính. Một số chất kết dính được thiết kế để giải phóng dễ dàng hơn những chất kết dính khác.

Phần kết luận

Phong bì tùy chỉnh có vẻ đơn giản, nhưng các chi tiết lại quan trọng. Chọn sai trọng lượng giấy có thể làm cho thư của bạn trông rẻ tiền hoặc khiến bạn tốn thêm bưu phí.

Việc bỏ qua các tiêu chuẩn về kích thước có thể gây ra sự chậm trễ trong việc in ấn và gửi thư. Việc bỏ qua kiểu nắp có thể khiến người nhận của bạn thất vọng. Bỏ qua mẫu là một canh bạc hiếm khi thành công.

Tin tốt là tất cả những sai lầm này đều có thể tránh được. Biết kích thước tiêu chuẩn của bạn. Hãy điều chỉnh trọng lượng giấy phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn. Chọn phương pháp in phù hợp với số lượng của bạn. Luôn đặt hàng mẫu. Hãy chú ý đến các vị trí cửa sổ. Và hãy nhớ rằng cách mở phong bì là một phần trong trải nghiệm thương hiệu của bạn.

Khi bạn hiểu đúng những chi tiết này, phong bì tùy chỉnh của bạn sẽ làm được nhiều việc hơn là chỉ mang theo một thông điệp-chúng tạo dựng lòng tin, truyền đạt tính chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tích cực trước khi phong bì được mở ra. Nếu bạn đã sẵn sàng đặt hàng phong bì theo yêu cầu hoặc cần trợ giúp để chọn những lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mình, Yucai sẵn sàng trợ giúp.Liên hệ với chúng tôiđể biết mẫu, báo giá hoặc hướng dẫn của chuyên gia.

 

Câu hỏi thường gặp